KSeF a rynek domen – jak przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania od 1 kwietnia 2026 r.
Od 1 kwietnia 2026 roku w Polsce zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur (KSeF) dla większości podatników VAT. Nowe regulacje zmieniają sposób wystawiania, odbierania i archiwizacji faktur VAT w obrocie B2B. Zmiany te dotyczą również rynku domen internetowych, w tym rejestracji, odnowień, transferów domen oraz usług powiązanych.
W tym artykule wyjaśniamy:
- czym jest KSeF i kogo dotyczy,
- jak wpłynie na resellerów domen,
- jak zmieni się proces fakturowania,
- jaką rolę będzie pełnił Panel Zakupowy HRD,
- co zostanie zmienione w Panelu Sprzedażowym HRD,
- jak najlepiej przygotować się na nadchodzące zmiany
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
KSeF to centralny system Ministerstwa Finansów umożliwiający:
- wystawianie faktur VAT w formacie ustrukturyzowanym (XML),
- odbieranie faktur od kontrahentów,
- centralne przechowywanie dokumentów podatkowych.
Po wejściu obowiązku jedyną prawnie skuteczną fakturą VAT w obrocie B2B będzie faktura ustrukturyzowana wystawiona i zarejestrowana w KSeF (e-faktura).. Dotychczasowe faktury PDF lub papierowe będą miały jedynie charakter informacyjny i będą wizualizacją faktur ustrukturyzowanych.
KSeF – kluczowe daty dla firm i resellerów domen
- 1 lutego 2026 r. – obowiązek dla największych przedsiębiorstw
- 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dla pozostałych podatników VAT (w tym dla większości resellerów domen)
- 1 stycznia 2027 r. – objęcie systemem najmniejszych podmiotów
Dla partnerów HRD kluczową datą jest 1 kwietnia 2026 r.
Jak KSeF wpłynie na rynek domen internetowych?
Rynek domen charakteryzuje się:
- cyklicznymi rozliczeniami (odnowienia roczne),
- dużą liczbą automatycznie generowanych proform a następnie faktur,
- obsługą klientów B2B i B2C,
- występowaniem załączników do faktur (np. specyfikacji usług).
Po wdrożeniu KSeF:
- faktura VAT stanie się ważna dopiero po nadaniu jej numeru KSeF,
- numeracja faktur nie będzie już prowadzona lokalnie,
- dane fakturowe będą raportowane w czasie rzeczywistym,
- błędy formalne mogą skutkować problemami z odliczeniem VAT.
- wystawienie faktury VAT w KSeF (faktury ustrukturyzowanej) będzie obowiązkowe dla podmiotów niebędących konsumentami.
Domena wykorzystywana do celów zawodowych a KSeF:
Jeśli zakupiona domena jest używana do celów zawodowych, Abonent traci status Konsumenta. W kontekście przepisów KSeF powstanie obowiązek wystawienia takiemu podmiotowi faktury ustrukturyzowanej.
Faktury proforma a KSeF:
Na szczęście wycofano pierwotne założenia dotyczące wymogu posiadania numeru faktury KSeF w momencie dokonywania opłaty, co w przypadku rynku domen opierającego się na systemach pre-paid byłoby ogromną rewolucją. Proformy Abonentów i zasilenia Partnerów będą mogły być opłacane na dotychczasowych zasadach. Zaksięgowane wpłaty będą miały nadawane dotychczasowe numery wewnętrzne a następnie powinny być przesłane do systemu KSeF w celu nadania im numeru i statusu faktury ustrukturyzowanej.
Format FA i integracja systemów billingowych
Faktury KSeF wystawiane są w ustrukturyzowanym formacie XML (FA). Oznacza to konieczność:
- integracji systemów sprzedażowych z API KSeF,
- aktualizacji oprogramowania billingowego,
- testowania procesów przed wejściem obowiązku,
- zmiany istniejących regulaminów swoich serwisów w odniesieniu do informacji o fakturach.
Dla resellerów domen korzystających z systemów automatycznej sprzedaży jest to jeden z kluczowych elementów przygotowań.
Panel zakupowy HRD – dostęp do faktur i dokumentów
Jednocześnie informujemy, że Panel zakupowy HRD pozostaje do Państwa dyspozycji i nadal będzie centralnym miejscem obsługi zakupów i rozliczeń.
W Panelu Zakupowym:
- udostępniane będą wizualizacje faktur przesyłanych do KSeF (wizualizacje faktur ustrukturyzowanych),
- wizualizacje będą zawierały dane tożsame z danymi faktury ustrukturyzowanej,
- zapewniony będzie dostęp do historii dokumentów i ich pobierania.
Dodatkowo w Panelu zakupowym dostępne będą:
- historia rozliczeń,
- dokumenty powiązane z daną transakcją (numer zasilenia/zasileń)
- duplikaty faktur wystawionych do 31.03.2026 roku
- korekty faktur wystawionych do 31.03.2026 roku
Wizualizacja faktur udostępnionych przez HRD.pl od 1.04.2026 roku w Panelu Zakupowym będzie miała charakter informacyjny.
Jedyną prawnie obowiązującą fakturą VAT pozostanie faktura zarejestrowana w KSeF (e-faktura).
Dodatkowo otrzymają Państwo informację o wystawieniu wizualizacji faktury i przesłaniu jej do KSeF w celu nadania numeru a następnie możliwości jej pobrania na swoim indywidualnym koncie w KSeF.
Załączniki do faktur a KSeF
KSeF nie obsługuje klasycznych załączników. Z tego względu dokumenty uzupełniające będą udostępniane poza samą fakturą KSeF. Faktury od HRD.pl dla resellerów domen za zakup punktów rejestracyjnych nie zawierają załączników, natomiast dla Partnerów korzystających z panelu Sprzedażowego, gdzie dotychczas wystawiane są faktury VAT dla Klienta końcowego – to ważna informacja. Dokumenty powiązane z rozliczeniem w Panelu Sprzedażowym będą nadal dostępne.
Dodatkowe funkcje w Panelu Sprzedażowym
Od 1 kwietnia 2026 r. Partnerzy korzystający z Panelu Sprzedażowego i systemu wystawiania faktur VAT otrzymają możliwość wygenerowania XML zgodnego z KSeF w celu przesłania go do systemu i wygenerowania faktur właściwych w KSeF.
System ewidencji w Panelu Sprzedażowym będzie przygotowany na:
- wygenerowanie struktury faktury sprzedaży towaru/usługi,
- wygenerowanie w/w struktury faktury dla jednostek budżetowych,
- wygenerowane struktury korekty.
- stosowanie odpowiednich stawek VAT tj. 23 lub np.
Podobnie jak w przypadku Panelu Zakupowego, wizualizacja faktur udostępnionych w Panelu Sprzedażowym Partnera, od 1.04.2026 roku będzie miała charakter informacyjny.
Dodatkowo w Panelu Sprzedażowym dostępne będą:
• systemowe faktury proforma
• dokumenty powiązane z daną transakcją (załączniki do wizualizacji faktury ustrukturyzowanej, numer proforma)
• duplikaty faktur wystawionych do 31.03.2026 roku
• korekty faktur wystawionych do 31.03.2026 roku
Podsumowanie
KSeF 2026 to jedna z największych zmian regulacyjnych dla rynku domen w Polsce. Odpowiednie przygotowanie pozwoli zachować płynność rozliczeń, zgodność z przepisami oraz wygodny dostęp do dokumentów poprzez Panele HRD.